NEWSLETTERS

This post is (also) available in: Français

Noot: enkel beschikbaar voor curatoren

Deze sectie kan je nog het meest vergelijken met de publisher module in Gopress. Stel op een vlotte manier je persoverzicht(en) samen en verspreid deze naar je lezers.

In tegenstelling tot de live feeds zijn newsletters een momentopname en worden ze niet automatisch geüpdatet. 

Een newsletter kan zowel eenmalig zijn als recurrent (dagelijks, wekelijks,…) Een newsletter wordt opgebouwd met de content uit je labels. Het is dus belangrijk eerst de gewenste artikels in labelen zodat je de labels in de newsletter kan gebruiken. 

Momenteel mag je een output verwachten gelijkaardig als vandaag in Gopress. Via een template kan je snel vaste categorieën bepalen of op dagbasis nieuwe invoegen. Elke categorie vult zich dan met de door jouw geselecteerde artikels. Voeg een stuk begeleidende tekst toe en publiceer meteen of op het door jouw gewenste tijdstip. Je doelpubliek ontvangt dan een mailtje, in jouw branding, met daarin de opgenomen items inclusief link naar het platform. Het persoverzicht is ook meteen beschikbaar in de kiosk of in de native app.

Je lezers organiseer je uiteraard zelf. Via onze contactmodule beheer je eenvoudig al je lezers en kan je ze netjes opdelen in contactlijsten die je ook elders in het platform kan gebruiken.

Daarenboven bieden we je een extra set layout-opties aan om van je persoverzicht een échte nieuwsbrief te maken. Denk maar aan het invoegen van quotes, het oplichten van een artikel, het individueel becommentariëren van elk artikel, het toevoegen van links naar je live feeds …

Add new newsletter 

Navigeer naar Publish-Newsletters. Om een nieuwe newsletter toe te voegen doorloop je een wizard. Kies je in dit proces voor een recurrente newsletter dan wordt deze automatisch voor je klaargezet. Maakte je in Gopress een (dagelijks) persoverzicht, opteer dan zeker voor deze optie.
In de linkerbalk zie je alle newsletters en hun status. Met de zoekbalk en datepicker kan je naar een specifieke newsletter zoeken. 

Klik op ‘Add new newsletter’ om de wizard op te starten.

Create newsletter 

Je kan een newsletter op twee manieren aanmaken. 

1. Blank template 

Bij deze optie bouw je een newsletter vanaf nul. 

2. Saved template 

Hierbij start je van een reeds opgeslagen template. Selecteer de gewenste template om van te starten. Je hoeft enkel nog de juiste artikels te selecteren.

Select brand 

Kies uit je reeds geüploade brands het logo dat je aan je newsletter wil toevoegen. Brands beheer je via settings.

Collaboration settings 

Hier kan je collega’s toevoegen om samen met jouw aan de newsletter te werken. Je kan meerdere collega’s toevoegen. Kies je voor “only I can view and edit this newsletter” dan is de newsletter privé.

Er zijn twee mogelijke vormen van samenwerken:

• Editor: Editors kunnen de newsletter zien, gebruiken en bewerken maar niet verwijderen of andere editors of co-owners toevoegen. 
• Co-owner: Co-owners kunnen de newsletter zien, gebruiken, bewerken, verwijderen en andere editors of co-owners toevoegen.

LET OP!
Enkel users met de newsletter functie kunnen gedeelde newsletters zien en gebruiken.
Als de owner de newsletter verwijdert is deze voor iedereen verwijderd.

Select your publish options

Hier geef je aan aan wie je de newsletter wil publiceren. Deze mensen zullen de newsletter na publicatie terug vinden in de kiosk sectie newsletters. Er zijn zoals bij Live Feeds 4 mogelijkheden.

• All my contacts: Al je contacten kunnen de newsletter bekijken
• Everyone: Iedereen binnen je organisatie kan de newsletter bekijken
• Selection of people: Hier kan je met de zoekbalk kiezen uit al je contacten (leden van je organisatie en bij contact management toegevoegde contacten)  en manueel de ontvanger selecteren. Je kan hier ook door jou gemaakt contact groepen selecteren. Door gebruik te maken van contact groepen hoef je niet steeds al de ontvangers individueel te selecteren. (Contact groepen maak je in settings onder contact management). Standaard maken we voor jou automatisch een ‘organisatiegroep’ aan. Dat is handig als je naast iedereen binnen de eigen organisatie ook andere personen wenst toe te voegen. Voegt een andere organisatie jou als beheerder van een andere contactgroep aan, dan vind je deze ook hier terug.
• Nobody: Niemand ontvangt de newsletter. Dit is een optie die je kan gebruiken om deze tool te testen of een nieuwe template voor te bereiden. 

Via de blauwe info balk zie je hoeveel personen en groepen je met de newsletter bereikt na publicatie.

Hier onderaan kies je meteen ook of je bij het publiceren van een newsletter je ontvangers per mail op de hoogte wil houden. Indien ja, kan je er ook voor kiezen om de korte inhoud van elke artikel mee op te nemen en kan je de taal van de template kiezen.

Schedule newsletter

Selecteer hier wanneer je wenst dat je newsletter gepubliceerd wordt. Je kan datum en tijd kiezen. Standaard zetten we het publicatieuur 2 uur verder in de tijd en maken we de newsletter recurrent. Kijk dit goed na en pas aan waar nodig! Wens je de newsletter slechts eenmalig te versturen, desactiveer dan de ‘repeat newsletter’ feature.

Name your newsletter

Geef de newsletter een naam. Dit zal de titel van de newsletter worden. Je kan ook een eventuele beschrijving toevoegen. Dit is een algemene (platte tekst) beschrijving voor je newsletter en zal bovenaan de newsletter getoond worden. Klik om ‘create draft newsletter’ om de wizard te voltooien.

Newsletter functionaliteiten 

Newsletters worden opgebouwd aan de hand van content blokken. Je voegt een blok toe door op het “+” icon te klikken. 

Heading
Heading is een titel die je kan toevoegen. Met headings kan je meerdere artikel blokken groeperen onder een algemene titel. 

(Let op! Elk artikelblok heeft ook een titel) 

List of articles

Hiermee creëer je blokken met artikels op basis van labels. De artikelblokken zijn de hoofdstukken waarin je newsletter onderverdeeld is. Je kan meerdere artikelblokken toevoegen. Selecteer de labels waaruit je artikels wil selecteren voor je newsletter. Je kan meerdere labels per blok selecteren. 

In de volgende stap krijg je een lijst met de artikels in de labels. Met de datepicker kan je de periode selecteren waaruit je artikels wil kiezen. Met de zoekbalk kan je een specifiek artikel in het label zoeken. 

Artikels selecteren doe je door de checkbox aan te klikken. Je kan tot 100 artikels per blok selecteren. Onderaan zie je hoeveel artikels je al geselecteerd hebt. Door op het artikel te klikken opent zich het artikel detail. Als je al de gewenste artikels geselecteerd hebt klik je op “create label summary” . 

Het artikelblok krijgt standaard de naam van een van de labels. Je kan deze naam wijzigen door op het potloodje te klikken. 

Voeg een notitie aan een artikel of blok toe door op “add note” te klikken. 

Verwijder artikels uit een blok door op het vuilbakje naast het artikel te klikken. 

Voeg artikels extra toe door op “add articles” te klikken. Dit opent de artikelselectie pop-up. 

Extra labels toevoegen of verwijderen om artikels uit te kiezen doe je via “change labels”  

Je hebt verschillende sorteeropties voor de artikels in een blok. 

• Oud naar nieuw 
• Nieuw naar oud 
• Manueel: via “edit order of articles” kan je de volgorde van de artikels bepalen. Je kan de nummering aanpassen, met de muis de artikels verplaatsen of met de pijltjes de artikels naar boven of beneden verplaatsen. 
• Language: via “edit order of language” kan je de volgorde van de taal bepalen. 
• Content type: via “edit order of content types” kan je de volgorde van de taal bepalen. 

Via “delete block” verwijder je een volledige blok. 

Article

Voeg een artikel toe dat je graag uitlicht in de newsletter. Deze blok kan maar 1 artikel bevatten. Je kan een artikel kiezen uit al je labels. Net als bij een lijst van artikelen kan je deze blok een andere naam geven en een notitie toevoegen.  

HTML

De HTML blok is een HTML tekst editor. Via deze weg kan je gestructureerd duiding toevoegen aan de newsletter. In deze editor kan je volgende zaken: 

• Titels gebruiken 
• Tekst in bold of italic zetten,  onderlijnen of doorstrepen
• Genummerde of ongenummerde opsommingen toevoegen. 
• Links naar websites toevoegen. 

Image

Via deze weg kan je eigen beelden toevoegen aan je newsletter. Upload je eigen beeld en bevestig.

Eens beschikbaar kan je een notitie toevoegen, het beeld wijzigen of deze blok geheel verwijderen.

Document (enkel zichtbaar als je over My documents beschikt

Via deze weg kan je eigen, extern aan belga.press, documenten (pdf, png, xlsx, docx…) toevoegen. Kies één van je documenten (beheer via ‘documents’ en voeg toe.

Eens beschikbaar kan je een extra notitie toevoegen, het document wijzigen of de component geheel verwijderen.

Graph (enkel zichtbaar als je over Analyse beschikt)

Voeg via deze weg dynamische grafieken toe (zie reports).

Save as template 

Je kan je newsletter opslaan als een template door op de pijl naast ‘Ready to publish’ te klikken en ‘save as template’ te selecteren. 

Geef de template een naam en je vind deze nadien terug bij settings onder templates. Je kan de template dan gebruiken als basis voor je volgende newsletter. 

Let op! 

Templates wijzigen doe je in settings onder templates. Als je wijzigingen aanbrengt in de newsletter editor zelf zijn die wijzigen enkel voor de huidige newsletter niet voor toekomstige. 

Edit settings

Via edit settings kan je ten allentijden de volgende zaken wijzigen: 

• General: Het logo van de newsletter + het verwijderen van de newsletter.
• Template
• Recipient: Hier wijzig je de ontvangers. 
• Publish date: wijzigt de publicatiedatum van deze editie
• Collaboration: wijzig de collaboration settings van deze newsletter. 
• Advanced (optioneel): voor de integratie op intranets (zie verderop)

Het wijzigen van de volgorde van de blokken binnen een newsletter doe je via ‘edit order of content’.

Publishing newsletters 

Als de newsletter klaar is klik je op “publish now” om deze te verzenden. Je krijgt een overzicht van de ontvangers. Je kan hier dan nog wijzigingen aanbrengen. Onderaan staat een checkbox “Send e-mail to contacts” (standaard aan). Indien je geen mail wil uitsturen vink je de checkbox uit, de ontvangers zullen dan geen mail ontvangen en de newsletter enkel in de kiosk zien. 

Naast de ‘publish now’ merk je een ‘v’-knop. Deze kan je selecteren als je je newsletter op een later uur wenst te publiceren of te bewaren als template.

Back to edit mode

Eenmaal een newsletter gepland is kan je steeds terug gaan naar de edit mode om wijzigingen aan te brengen. 

Quick integration link newsletter (intranet etc)

Wens je op een eenvoudige manier alle artikels binnen een specifieke recurrente(!) newsletter te integreren binnen bijvoorbeeld een intranet, een BI tool… dan kan je gebruik maken van onze quick integration link functie. Deze kan je terug vinden onder ‘Newsletters – Edit settings – Advanced’. Een klik op de knop genereert je dan een JSON feed die eenvoudig integreerbaar is.

Meer info hierover is hier terug te vinden.